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Etat civil

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 Les officiers de l’état civil

1/ la qualité d’officier d’état civil :

La qualité d’officier d’état civil est attribuée aux présidents des conseils communaux. L’article 102 de la loi organique n° 113-14 du 7 juillet 2015 stipule dans ce sens que « le président du conseil communal est officier d’état civil. Il peut déléguer l’exercice de cette fonction conformément aux dispositions de la loi relative à l’état civil »

Dans les villes érigées en arrondissements, la fonction d’officier d’état civil est attribuée conformément à l’article 237 au président du conseil d’arrondissement et à ses vice- présidents sur délégation du président. Les attributions d’officier d’état civil reconnues aux présidents des communes sont exceptionnellement exercées par les pachas des communes des Méchouars.

2/ Les principales fonctions des officiers de l’état civil :

Pour le citoyen: 

  • La réception des déclarations des naissances et décès qu’il  consigne dans des registres tenus spécialement à cet effet;
  • L’insertion des mentions de mariage et de divorce en marges des actes de naissances des 2 époux;  
  • La signature des actes et des mentions marginales;
  • La délivrance des copies et extraits d’actes d’état civil (naissance et décès) et des livrets de famille;
  • Le remplissage des bulletins statistiques;
  • La tenue et la conservation des registres;

Vis-à-vis des administrations:

  • L’envoi des bulletins statistiques aux délégations régionales du Haut-commissariat au plan;
  • L’envoi des listes de personnes majeures décédées comportant leurs noms et les numéros de leurs actes de décès, les numéros des C.N.I.E et l'adresse de leur dernier domicile aux autorités compétentes (Commissions administratives des élections , D.G.S.N , caisses de retraites…..)
  • L’envoi des listes des déclarations de naissances de l’année écoulée et des listes des enfants ayant atteints l’âge de 4 ans au 31 décembre de l’année précédente aux délégations provinciales du Ministère de l’éducation nationale de l’enseignement supérieur de la formation et de la recherche scientifique;

Il est tenu d’une manière générale de veiller à la bonne gestion du service de l’état civil, tout en respectant les dispositions législatives et règlementaires en vigueur.

3/ Suppléance et délégation :

A/ la Suppléance:

En cas d’absence ou d’empêchement du président du conseil communal, les fonctions d’officier d’état civil sont directement exercées par l’un de ses adjoints dans l’ordre fixé par l’article 109 de la loi organique n°113-14 relatives aux communes qui dispose qu’ « en cas d’absence ou d’empêchement du président pour une durée supérieure à un mois, il est provisoirement suppléé dans la plénitude de ses fonctions par un vice-président selon l’ordre ou à défaut de vice-président, par un membre du conseil communal.

B/ La délégation:

Le président du conseil communal, officier d’état civil, peut déléguer ses attributions en matière d’état civil dans chaque bureau relevant de la commune en vertu d’un arrêté établi en trois exemplaires accompagné chacun d’un spécimen de signature du délégataire.
* Le premier est adressé au procureur du Roi près le tribunal de 1ère instance dans le ressort duquel est située la commune,
* Le deuxième est envoyé au Ministère de l’Intérieur (D.G.C.L/-D.A.J.E.D.C/-D.E.C)
* Le troisième est conservé au bureau de l’état civil pour le présenter en cas de besoin.

La délégation au niveau de chaque bureau de l’état civil est donnée :

  • A l’un des adjoints du président de la commune ou de l'arrondissement.
  • A un fonctionnaire titulaire exerçant dans les services communaux.

Il ne peut cependant être fait délégation à la même personne dans plus d’un bureau . L’usage du procédé de la délégation est fréquent dans les municipalités composées de plusieurs arrondissements et dans les communes qui comptent plusieurs bureaux subsidiaires, ce qui n’empêche pas la délégation dans les bureaux centraux connaissant une forte activité. Dans tous les cas, le nombre de délégations est tributaire du volume de l’activité des bureaux d’état civil et des exigences de l’intérêt général. La délégation peut être totale ou partielle, elle peut être donnée pour une durée limitée ou illimitée, elle prend fin avec la cessation du mandat du délégateur qui conserve la possibilité d’annuler à tout moment la délégation par arrêté pris en trois exemplaires qu’il transmet aux mêmes destinations que l’arrêté de délégation. la fonction d’officier d’état civil est exercée dans les consulats et postes diplomatiques marocains à l’étranger, par les consuls et agents diplomatiques appartenant aux corps diplomatiques marocains conformément aux dispositions de l’ article2 du dahir du 8 chaabane 1389(20 octobre 1969) fixant les attributions des consuls et agents diplomatiques exerçant à l’ étranger qui dispose en substance que les agents diplomatiques et consuls exercent les fonctions d’officiers d’état civil et les attributions des autorités administratives du royaume .

4/ Contrôle des actes des officiers de l’état civil :

Les actes des officiers de l’état civil sont soumis à un double contrôle :

Le premier est exercé par le procureur du Roi près le tribunal de la 1ère instance dans le ressort duquel est situé le bureau d’état civil.

Il concerne en général les registres d’état civil qui sont soumis avant leur utilisation à son autorisation. En effet le procureur du Roi numérote les pages des registres, appose le sceau du tribunal sur chaque feuille et revêt de sa signature la première et la dernière page du registre. Il vérifie les exemplaires des registres qu’il reçoit à la fin de chaque année, conserve ceux qui sont exempts d’erreurs et renvoie les exemplaires qui contiennent des anomalies ou des irrégularités à l’officier de l’état civil joints d’une copie d’un procès-verbal.

Après rectification des erreurs indiquées dans le PV, l’officier de l’état civil adresse les exemplaires rectifiés au tribunal compétent.

Le deuxième contrôle est exercé par le Ministère de l’Intérieur. Il consiste en la vérification des actes des officiers de l’état civil et le suivi du fonctionnement des bureaux d’état civil aussi bien par les inspecteurs d’état civil centraux que provinciaux.

En effet les inspecteurs provinciaux procèdent au contrôle des exemplaires des registres qu’ils reçoivent et établissent en conséquence des rapports circonstanciés sur l’état des actes qu’ils soumettent, accompagnés des exemplaires des registres, au procureur du Roi près le tribunal compétent.

Par ailleurs, les inspecteurs de l’état civil aussi bien centraux que provinciaux exercent un contrôle continu sur les bureaux de l’état civil sanctionné par des rapports sur les erreurs et irrégularités qu’ils relèvent. Ce rapport est soumis au procureur du Roi compétent. Une copie en est adressée au Ministère de l’Intérieur.

Les bureaux d’état civil relevant des consulats et postes diplomatiques marocains à l’étranger, sont soumis au contrôle du procureur du Roi près le tribunal de première instance de Rabat et au contrôle du Ministère des affaires étrangères et de la coopération. La qualité d’officier de l’état civil cesse avec la cessation de son mandat ou de sa délégation, il reste cependant tenu de régulariser toutes les affaires et dossiers de l’état civil relatifs à toute la période où il était en exercice.

L’officier d’état civil doit donc procéder régulièrement à la consignation des déclarations qu’il reçoit et à l’insertion de toutes les mentions au sein et en marge de l’acte qu’il doit signer immédiatement après, afin d’éviter tout retard qui peut se répercuter négativement sur les intérêts des citoyens.

5/ la responsabilité des officiers et fonctionnaires de l’état civil :

Eu égard à la valeur des registres de l’état civil, le législateur les a entouré de solides garanties pour les mettre à l’abri de toute modification ou faux.

L’officier d’état civil est donc civilement responsable des préjudices qu’il peut causer à autrui par les modifications ou corrections frauduleuses des actes d’état civil.

Il est donc nécessaire d’apporter la plus grande diligence à la conservation des registres et des pièces annexes, afin de les protéger de toute destruction ou altération. Pour renforcer ces garanties, la remise et la circulation de ces registres doivent obligatoirement faire l’objet de procès-verbaux.

Les principes de base de cette responsabilité découlent des articles 77 et 78 du D.O.C.

L’article 77 dispose à cet égard que : «Tout fait quelconque de l’homme qui, sans l’autorité de la loi, cause sciemment et volontairement à autrui un dommage matériel ou moral, oblige son auteur à réparer le dit dommage, lorsqu’il est établi que ce fait en est la cause directe….. » Dans le même ordre d’idée, l’article 78 stipule : « chacun est responsable du dommage moral ou matériel qu’il a causé, non seulement par son fait, mais par sa faute, lorsqu’il est établi que cette faute en est la cause directe…… La faute consiste, soit à omettre ce qu’on était tenu de faire, soit à faire ce dont on était tenu de s’abstenir, sans intention de causer un dommage ». Les officiers de l’état civil sont donc responsables des dommages causés à autrui par les modifications apportées aux actes de l’état civil consignés dans les registres dont ils sont les dépositaires, et sont tenus de ce fait de réparer lesdits dommages. Ils sont, en outre, responsables des dommages causés par leur dol ou par des fautes lourdes dans l’exercice de leur fonction (article 79 et 80 du D.O.C)

Les officiers et les agents de l’état civil peuvent aussi être pénalement poursuivis en vertu des articles 351 à 356 du code pénal.

En effet, l’article 352 dispose :

« Est puni de la réclusion perpétuelle tout magistrat, tout fonctionnaire public, tout notaire ou adèle qui, dans l’exercice de ses fonctions, a commis un faux : 

  • Soit par fausses signatures;
  • Soit par altération des actes, écritures ou signatures;
  • Soit par supposition ou substitution de personnes;

Soit par des écritures faites ou intercalées sur des registres ou sur d’autres actes publics depuis leur confection ou clôture.

S’il est donc établi, suite aux contrôles, que les officiers de l’état civil ou les autres agents ont commis des actes sanctionnés par la loi, le procureur général ou le procureur du Roi prend les mesures nécessaires pour engager des poursuites à leur encontre. Par ailleurs; contrairement aux dispositions de l’article 2 du Dahir sur la fonction publique, l’officier de l’état civil est réputé fonctionnaire public au sens du droit pénal malgré son statut d’élu.

La qualité de fonctionnaire public s’apprécie au jour de l’infraction, elle subsiste toutefois après la cessation de ses fonctions lorsqu’elle aura facilité ou permis l’accomplissement de l’infraction (article 224 du code pénal)

6/ la signature des actes de l’état civil :

Afin d’éviter les retards, le législateur a exigé la signature des actes de l’état civil dès leur établissement; car l’acte non signé ne peut faire foi en cas de demandes formulées par les intéressés .Les mentions consignées au sein ou en marge de l’acte n’ont de valeur que si elles sont signées par l’officier de l’état civil compétent.

Par ailleurs les actes non signés par l’officier de l’état civil sortant et qui se trouve dans l’impossibilité de se présenter pour y procéder,​ doivent être signés par l'officier de l’état civil mandaté en vertu d’une décision judiciaire rendue par le tribunal de première instance qu’il doit saisir à cet effet .Si dans le délai de 2mois après la prise de ses fonctions, il ne procède pas à cette mesure, l’autorité de contrôle, le ministère public ou la personne intéressée peut procéder à cette formalité.

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